Chứng Từ Lưu Trữ 5 Năm - Thời Hạn Lưu Trữ Tài Liệu, Chứng Từ Kế Toán

Xin mang lại tôi hỏi các loại tài liệu kế toán tài chính nào đề nghị lưu trữ? Thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán là bao lâu? - Ngọc Trà (Hải Dương)

Mục lục nội dung bài viết

Loại tài liệu kế toán nào bắt buộc lưu trữ? Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là bao lâu? (Hình từ bỏ internet)

Về vụ việc này, Law
Net giải đáp như sau:

1. Các loại tài liệu kế toán nào đề xuất lưu trữ?

Theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP hiện tượng những loại tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ bao gồm:

- hội chứng từ kế toán.

Bạn đang xem: Chứng từ lưu trữ 5 năm

- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tài chính tổng hợp.

- report tài chính; report quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

- Tài liệu không giống có tương quan đến kế toán tài chính bao gồm:

+ những loại hợp đồng;

+ báo cáo kế toán quản ngại trị;

+ hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án công trình hoàn thành, dự án đặc trưng quốc gia;

+ báo cáo kết trái kiểm kê và reviews tài sản;

+ các tài liệu tương quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;

+ Biên bạn dạng tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung cập nhật vốn từ bỏ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ bỏ lợi nhuận;

+ những tài liệu tương quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp độc nhất sáp nhập, ngừng hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, biến hóa loại hình công ty lớn hoặc chuyển đổi đơn vị;

+ Tài liệu liên quan đến đón nhận và áp dụng kinh phí, vốn, quỹ;

+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ giá tiền và nhiệm vụ khác đối với Nhà nước và những tài liệu khác.

2. Thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán tài chính là bao lâu?

Thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán đối với mỗi nhiều loại tài liệu kế toán tài chính như sau:

2.1. Tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu 5 năm

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm:

- hội chứng từ kế toán không thực hiện trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán với lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không giữ trong tập tài liệu kế toán của phần tử kế toán.

- tư liệu kế toán sử dụng cho quản ngại lý, điều hành và quản lý của đơn vị kế toán ko trực tiếp ghi sổ kế toán cùng lập báo cáo tài chính.

- Trường hòa hợp tài liệu kế toán phương pháp nêu bên trên mà luật pháp khác qui định phải tàng trữ trên 5 năm thì tiến hành lưu trữ theo cơ chế đó.

(Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

2.2. Tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ tối thiểu 10 năm

Tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:

- hội chứng từ kế toán áp dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán cùng lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp bỏ ra tiết, những sổ kế toán đưa ra tiết, những sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chủ yếu tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, report quyết toán, report tự kiểm tra kế toán, biên phiên bản tiêu diệt tài liệu kế toán tàng trữ và tài liệu khác áp dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán với lập report tài chính.

- tư liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán gia tài cố định; báo cáo kết trái kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao hàm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về report quyết toán dự án xong xuôi thuộc team B, C.

- tư liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hòa hợp nhất, sáp nhập, đưa đổi hình thức sở hữu, đổi khác loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, xong hoạt động, xong dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị chức năng như hồ sơ kiểm toán của truy thuế kiểm toán Nhà nước, làm hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát và đo lường của cơ quan nhà nước gồm thẩm quyền hoặc hồ nước sơ của những tổ chức truy thuế kiểm toán độc lập.

- những tài liệu không giống không được vẻ ngoài tại Điều 12 cùng Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

- trường hợp các tài liệu kế toán trên mà pháp luật khác chính sách phải tàng trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo qui định đó.

(Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

2.3. Tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ vĩnh viễn

Tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

- Đối với đơn vị kế toán trong nghành kế toán bên nước, tài liệu kế toán phải tàng trữ vĩnh viễn gồm:

+ báo cáo tổng quyết toán giá thành nhà nước năm đã có được Quốc hội phê chuẩn, report quyết toán ngân sách địa phương đã có được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;

+ hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án xong thuộc đội A, dự án đặc biệt quốc gia;

+ Tài liệu kế toán tài chính khác bao gồm tính sử liệu, có chân thành và ý nghĩa quan trọng về khiếp tế, an ninh, quốc phòng.

Xem thêm: Bài giảng giải tích 1 tài liệu hust, giải tích i

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải tàng trữ vĩnh viễn bởi người đại diện thay mặt theo pháp luật của đơn vị kế toán, vị ngành hoặc địa phương ra quyết định trên cơ sở xác minh tính hóa học sử liệu, ý nghĩa sâu sắc quan trọng về ghê tế, an ninh, quốc phòng.

- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa sâu sắc quan trọng về gớm tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác minh tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do tín đồ đứng đầu hoặc người thay mặt theo quy định của đơn vị chức năng kế toán đưa ra quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa sâu sắc lâu dài của tài liệu, tin tức để đưa ra quyết định cho từng ngôi trường hợp ví dụ và giao cho bộ phận kế toán hoặc phần tử khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc bề ngoài khác.

- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn bắt buộc là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán tài chính bị tàn phá tự nhiên.

Chứng tự kế toán là 1 trong tài liệu quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Không chỉ là việc xác lập chứng từ kế toán luôn cần được thực hiện một cách đúng đắn, rành mạch và rõ ràng mà việc thống trị và tàng trữ chứng từ kế toán cũng là đông đảo vấn đề đặc trưng mà phần tử Tài bao gồm – Kế toán rất cần được hết sức lưu lại ý. Dưới đó là những quy định lưu trữ chứng từ kế toán được cập nhật mới nhất tính đến thời điểm hiện nay tại.

Nội dung Nghị định 174/2016/NĐ-CP tập trung làm rõ các vụ việc liên quan cho quy định tàng trữ chứng từ kế toán như sau:

1. Gần như loại hội chứng từ kế toán nào bắt buộc được lưu trữ theo quy định?

Trên thực tế, thành phần Kế toán đang phải thống trị rất nhiều một số loại tài liệu kế toán cả bên phía trong và phía bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên việc phương tiện lưu trữ chỉ cần áp dụng với một trong những tài liệu mang tính chất chất đặc trưng cao bao gồm:

Chứng từ bỏ kế toán
Các các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán đưa ra tiết, sổ kế toán tổng hợp.Các loại báo cáo gồm: báo cáo tài chính; BC quyết toán ngân sách; BC tổng đúng theo quyết toán ngân sách; BC kế toán quản trị; BC kiểm kê và đánh giá tài sản.Các một số loại tài liệu kế toán có liên quan khác như: hợp đồng; hồ nước sơ; tài liệu tương quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bạn dạng tiêu bỏ tài liệu kế toán; ra quyết định liên quan mang đến việc biến đổi nguồn vốn, đổi khác chủ sở hữu của doanh nghiệp; Tài liệu tương quan đến thuế, phí, lệ giá thành và nghĩa vụ tài bao gồm khác so với Nhà nước.

2. Thời hạn lưu trữ chứng từ bỏ kế toán

a. Thời hạn lưu trữ chứng từ bỏ kế toán tối thiểu 5 năm

Căn cứ theo nguyên tắc tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những triệu chứng từ kế toán phải tiến hành quy định tàng trữ tối thiểu 5 năm là gần như tài liệu, chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp nhằm ghi sổ bao gồm:

Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho
Tài liệu kế toán cần sử dụng cho quản lý, điều hành.Đối với đa số trường vừa lòng khác, được quy định ví dụ về thời hạn khác thì doanh nghiệp lớn phải tráng lệ chấp hành theo hình thức đó.

b. Thời hạn lưu trữ chứng từ bỏ kế toán về tối thiểu 10 năm

Căn cứ theo phép tắc tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP toàn bộ tài liệu hội chứng từ kế toán tài chính sau sẽ sở hữu được thời hạn tàng trữ tối thiểu là 10 năm.

Chứng từ kế toán tương quan trực kế tiếp việc ghi sổ kế toán với lập báo cáo Tài chính; những bảng kê; bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán đưa ra tiết, sổ kế toán tài chính tổng hợp; report tháng, quý, năm; report quyết toán; báo cáo tự bình chọn kế toán; Biên bản tiêu bỏ tài liệu… thời điểm lưu trữ tính tự khi xong xuôi niên độ kế toán.Tài liệu hội chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; report kết quản ngại kiểm kê và review tài sản. Thời khắc lưu trữ tính từ khi các giao dịch được trả thành.Tài liệu liên quan đến các đơn vị công ty đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán tài chính năm; report quyết toán dự án hoàn thành. Thời khắc lưu trữ tính từ bỏ khi xong duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn chi tiêu dự án.Tài liệu liên quan đến các hoạt động đổi khác vốn điều lệ, chủ sở hữu của công ty như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… thời gian lưu trữ tính từ khi dứt thủ tục.Các tư liệu kế toán tương quan đến vận động kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ sở nhà nước bao gồm thẩm quyền. Thời điểm lưu trữ tính từ lúc có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan tất cả thẩm quyền.Các tài liệu không giống không được nêu trong luật pháp tại Điều 12 cùng Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.Có hầu như tài liệu được quy định ví dụ về thời hạn tàng trữ khác thì doanh nghiệp lớn sẽ phải thực hiện theo các quy định đó.

c. Thời hạn tàng trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn

Đối với hội chứng từ có tính sử sách, mang giá trị gớm tế, bao gồm trị – làng hội, công ty lớn sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Những tài liệu bệnh từ kế toán đấy bao gồm:

Sổ kế toán tài chính tổng hợp
Báo cáo Tài thiết yếu năm
Chứng từ với tài liệu kế toán khác.

3. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán được quy định rõ ràng tại Điều 9 của Nghị định 17/2016/NĐ-CP. Ví dụ gồm các vấn đề cần để ý như sau:

Các tài liệu kế toán tài chính được biên chép trên laptop hoặc những thiết bị lưu trữ như băng, đĩa, thẻ thì phải được in ra giấy cùng với không thiếu các yếu hèn tố pháp luật theo công cụ như (mẫu biểu, mã số, chữ ký, bé dấu) bắt đầu được đưa vào giữ trữ.Lưu trữ triệu chứng từ kế toán bắt buộc được tiến hành khoa học, không thiếu thốn và tất cả hệ thống. Kế toán viên đề nghị phân loại triệu chứng từ kế toán tài chính và sắp xếp theo đồ vật tự thời gian phát sinh nghiệp vụ trong mỗi niên độ kế toán. Việc thu xếp này sẽ đảm bảo an toàn cho việc đào bới tìm kiếm kiếm, tra cứu dễ dãi khi cần được sử dụng.Quy định nêu rõ, muộn nhất là 12 tháng kể từ ngày ngừng niên độ kế toán tài chính thì công ty lớn phải thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán.Đối với các tài liệu tương quan đến đơn vị đầu tư, cũng muộn nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư chi tiêu dự án chấm dứt được duyệt.Việc tàng trữ chứng từ bỏ kế toán tương quan đến các chuyển động làm biến đổi chủ tải hoặc vốn điều lệ của công ty như giải thể, phá sản, đưa đổi hình thức sở hữu, cổ phần… thì phải tiến hành chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc thủ tục.

4. Lao lý về nơi tàng trữ chứng từ bỏ kế toán

Tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định cụ thể về nơi lưu trữ chứng từ kế toán tài chính như sau:

Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ trên kho tàng trữ của đơn vị mình. Kho lưu trữ phải bảo vệ trang thiết bị bảo vệ đầy đầy đủ và bình yên (chống trộm, chống cháy, chống độ ẩm mốc, côn trùng…)Các doanh nghiệp liên doanh, hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài 100% phải tàng trữ tại công ty trên lãnh thổ vn trong thời gian vận động tại Việt Nam.Tài liệu chứng từ kế toán của những doanh nghiệp giải thể, vỡ nợ được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký sale hoặc phòng ban cấp quyết định giải thể, phá sản.Đối với những doanh nghiệp sáp nhập, gửi đổi hiệ tượng sở hữu, cp hóa thì hội chứng từ kế toán được lưu trữ tại đơn vị của công ty sở hữu bắt đầu hoặc cơ quan cấp cho quyết định.Người được giao nhiệm vụ cai quản việc lưu trữ chứng từ thường là tín đồ đứng đầu cơ mà sẽ chịu trách nhiệm trước lao lý về cục bộ những nội dung liên quan đến vụ việc lưu trữ.

5. Nấc xử phạt những hành vi tương quan đến quy định lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán

Theo quy định mới nhất tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, thì các hành vi vi phạm liên quan đến việc lưu trữ chứng từ kế toán sẽ buộc phải chịu những mức vạc sau:

Phạt cảnh cáo đối với các hành vi: Không thực hiện việc tàng trữ theo đúng thời hạn quy định; Không tiến hành việc phân loại, sắp xếp các tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ.Phạt chi phí từ 5 – 10 triệu đồng so với một trong các các hành vi sau: bệnh từ kế toán lưu trữ không đầy đủ; làm mất mát, hỏng hỏng các chứng tự trong thời gian lưu trữ; từ bỏ ý sử dụng những chứng tự trong thời hạn lưu trữ không vừa lòng quy định; Không triển khai việc kiểm kê, phân loại và phục hồi những tài liệu chứng từ bị mất.Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng so với các hành vi sau: Hủy bỏ tài liệu kế toán tài chính trước thời hạn tàng trữ nhưng không tới mức tầm nã cứu nhiệm vụ hình sự; Tiêu hủy triệu chứng từ kế toán không đúng theo khí cụ (không thành lập hội đồng, không nên phương pháp, ko lập biên bản).

Trên đây là toàn thể kiến thức tổng hòa hợp xoay quanh vấn đề lưu trữ bệnh từ kế toán. Hy vọng nội dung bài viết sẽ có tính chất nhắc nhở để doanh nghiệp lớn lưu chổ chính giữa và triển khai theo đúng hình thức chung.