giấy báo nợ là chứng từ gì ? mẫu giấy báo nợ mới nhất 2024
Giấy báo nợ, thường được gọi tắt là GBN, là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Mặc dù nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực ra, giấy báo nợ là một khái niệm quan trọng và dễ hiểu. Trong bài viết này, NT INTERNATIONAL LAW FIRM sẽ đi sâu vào để tìm hiểu về giấy báo nợ là gì, cấu trúc của nó, và tại sao nó lại quan trọng đối với cả cá nhân và doanh nghiệp.
Bạn đang xem: Giấy báo nợ là chứng từ gì
Giấy báo nợ là gì?
Tìm hiểu khái niệm giấy báo nợ là gì?
Giấy báo nợ có thể được tạo ra bởi người cung cấp để thông báo cho người mua về số tiền phải trả hoặc có thể do người mua lập khi họ trả lại hàng hóa đã mượn từ người cung cấp. Thường, giấy báo nợ được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp khi hai tổ chức tiến hành các giao dịch thương mại với nhau. Hiểu đơn giản:
Giấy báo nợ là một tài liệu hoặc văn bản chứng từ được sử dụng trong lĩnh vực kế toán và tài chính.Nó có thể được tạo ra bởi người cung cấp để thông báo cho người mua về số tiền mà người mua cần phải thanh toán cho họ.Hoặc nó có thể được lập bởi người mua khi họ trả lại hàng hóa đã mượn từ người cung cấp.Giấy báo nợ được sử dụng trong giao dịch thương mại giữa các tổ chức hoặc doanh nghiệp.Chức năng của giấy báo nợ là gì
Thông báo về trách nhiệm nợ: Chức năng cơ bản nhất của giấy báo nợ là thông báo cho bên nhận (người mua) về số tiền mà họ cần thanh toán cho bên gửi (người cung cấp) hoặc thông báo về số tiền mà người mua cần được hoàn trả.
Ghi chép thông tin giao dịch: Giấy báo nợ ghi chép các thông tin quan trọng liên quan đến giao dịch. Điều này bao gồm thông tin về số tiền, danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ, lý do trả lại hàng (nếu có), ngày đáo hạn, và các thông tin tài chính khác.
Làm biện pháp nhắc nhở và thanh toán: Giấy báo nợ có thể đóng vai trò như một lời nhắc nhở đối với người mua về số tiền đến hạn phải thanh toán. Nó có thể giúp duy trì quy trình thanh toán hiệu quả và đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng thời hạn.
Quản lý tài chính: Giấy báo nợ cung cấp một cách để quản lý tài chính cho cả người mua và người cung cấp. Nó giúp họ theo dõi các khoản nợ và phải trả, đảm bảo sự minh bạch trong giao dịch tài chính.
Tuân thủ và lưu trữ: Trong một số trường hợp, giấy báo nợ có thể được yêu cầu để tuân thủ với các quy định pháp luật hoặc yêu cầu lưu trữ nội bộ của công ty.
Giấy báo nợ được phát hành khi nào?
Giấy báo nợ, trong ngữ cảnh của các giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp, là một tài liệu quan trọng xuất hiện khi hai bên tiến hành giao dịch mua bán. Thường thì nó được sử dụng trong các mối quan hệ thương mại giữa các tổ chức kinh doanh với nhau. Giấy báo nợ thường được phát hành trong các tình huống sau:
1. Khi có giao dịch mua bán: Giấy báo nợ thường được tạo ra khi hai bên, thường là một người cung cấp và một người mua, tiến hành giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó có thể được lập bởi bên cung cấp để thông báo về số tiền mà người mua cần phải trả hoặc bởi người mua khi họ trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu trả tiền.
2. Khi có hóa đơn thanh toán đến hạn: Giấy báo nợ thường được sử dụng như một biện pháp nhắc nhở khi hóa đơn thanh toán của người mua đến hạn. Người cung cấp có thể gửi giấy báo nợ để nhắc nhở người mua về khoản tiền cần thanh toán trong khoảng thời gian cố định.
3. Khi có sự trả hàng hoặc điều chỉnh giao dịch: Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại hoặc có sự điều chỉnh trong giao dịch mua bán, giấy báo nợ có thể được sử dụng để ghi chép các thay đổi trong số tiền phải trả hoặc để cung cấp thông tin về lý do trả hàng.
4. Theo yêu cầu của người mua hoặc yêu cầu nội bộ của công ty: Đôi khi, người mua có thể yêu cầu người cung cấp cung cấp giấy báo nợ để có chứng cứ cho các khoản thanh toán hoặc để tuân thủ với quy định nội bộ của công ty.
Đặc điểm của giấy báo nợ
Những đặc điểm của giấy báo nợ là tương tác chặt chẽ với các hoạt động kế toán liên quan đến công nợ của doanh nghiệp. Chúng ta có thể nhận thấy rằng giấy báo nợ có các đặc điểm quan trọng sau đây:
1. Phát hành bởi ngân hàng: Giấy báo nợ thường được phát hành bởi ngân hàng, và nó có mục tiêu thông báo rằng việc ghi nợ đã được thực hiện trên tài khoản của doanh nghiệp. Điều này thường kèm theo một lý do cụ thể, định rõ nguồn gốc và chi tiết của khoản nợ.
2. Không bắt buộc cho người bán và người mua: Giấy báo nợ không phải là một yếu tố bắt buộc trong các giao dịch thương mại giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, nó thường được sử dụng để làm căn cứ để ghi sổ sách, kiểm tra thông tin khi cần thiết, và để lưu trữ nội bộ.
3. Dạng giấy tờ thông thường: Giấy báo nợ thường được lập như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương. Điều này giúp làm rõ số tiền cần thanh toán hoặc số tiền được ghi nợ trên tài khoản.
4. Vai trò nhắc nhở về khoản tiền đến hạn: Giấy báo nợ cũng có thể thấy như một công cụ nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp. Nó có khả năng nhắc nhở doanh nghiệp về các trách nhiệm tài chính trong tương lai gần.
Lưu ý quan trọng là việc phát hành giấy báo nợ bởi ngân hàng thường xảy ra khi công ty cần thanh toán một khoản nợ đã ra lệnh chi hoặc một khoản phí theo quy định được thiết lập trước đó. Giấy báo nợ có tính chất hợp pháp và quản lý, giúp đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ trong các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.
Giấy báo nợ gồm những nội dung gì?
Có sự quy định cụ thể về mẫu giấy báo nợ dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các ngân hàng chấp hành thông tư này để tạo ra một mẫu giấy báo nợ chuẩn, phục vụ cho các giao dịch tài chính. Thông thường, giấy báo nợ mà ngân hàng phát hành chứa những thông tin sau:
Tên Chứng Từ: Giấy báo nợ.Ngày In Chứng Từ:Số Tài Khoản Của Doanh Nghiệp:Tên Doanh Nghiệp:Mã Số Khách Hàng:Địa Chỉ Của Khách Hàng:Nội Dung Thông Báo Của Giấy Báo Nợ:Thông Tin Chi Tiết Về Số Tiền, Loại Tiền, Diễn Giải Lý Do, Ngày Giờ Có Hiệu Lực:Thông Tin Về Người Lập Phiếu, Người Kiểm Soát, Kế Toán Trưởng, Giám Đốc Ngân Hàng, Đi Kèm Chữ Ký Và Ghi Rõ Họ Tên:Việc giữ chuẩn về mẫu giấy báo nợ là quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính. Thông tư 200/2014/TT-BTC cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách tổ chức và quản lý các thông tin trên giấy báo nợ, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia trong giao dịch.
Phân biệt giấy báo nợ, giấy báo có và ủy nhiệm chi
Giấy báo có, giấy báo nợ và ủy nhiệm chi đều là các văn bản quan trọng trong lĩnh vực tài chính và giao dịch kinh doanh, mỗi loại có mục đích và chức năng riêng biệt. Dựa vào thông tin cung cấp và để phân biệt rõ ràng, chúng ta có thể điểm qua những điểm khác biệt chính giữa chúng:
Giấy Báo Có (Receipt):
Là một văn bản thông báo cho tài khoản của bạn hoặc doanh nghiệp bạn đã nhận được một số tiền từ một đơn vị nào đó và mục đích của việc thanh toán đó.Thông thường, giấy báo có thông báo rằng tiền đã được gửi vào tài khoản.Có thể được phát hành bởi ngân hàng, người bán hoặc đại lý.Trong giấy báo có, thông tin thường được ghi bằng mực đỏ và được hạch toán tương ứng vào sổ kế toán của bạn để phản ánh khoản có đối với tài khoản của doanh nghiệp.Giấy Báo Nợ (Invoice):
Thường được sử dụng để thông báo cho doanh nghiệp về số tiền đến hạn mà doanh nghiệp cần phải thanh toán.Thường do ngân hàng, người mua hoặc khách hàng phát hành.Trong giấy báo nợ, thông tin thường được ghi bằng mực xanh và được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán, phản ánh khoản nợ đối với tài khoản doanh nghiệp.Ủy Nhiệm Chi (Check):
Là một chứng từ giao dịch được người trả tiền lập ra để ủy quyền cho ngân hàng thanh toán cho người thụ hưởng.Được lập, ký và gửi tới ngân hàng để ngân hàng tiến hành lệnh trích tiền từ tài khoản của người trả tiền và chuyển đến người thụ hưởng.Tóm lại, giấy báo có và giấy báo nợ thường được sử dụng để thông báo về các khoản tiền đã nhận hoặc cần thanh toán, trong khi ủy nhiệm chi là một công cụ để yêu cầu thanh toán một khoản cụ thể từ tài khoản của người trả tiền đến người thụ hưởng.
Mời bạn tham khảo: Cách Thu Hồi Nợ Xấu An Toàn, Nhanh Chóng Mà Bạn Cần Biết
Tổng hợp mẫu giấy báo nợ mới nhất
Giấy báo nợ hiện nay là một loại văn bản tài chính khá phổ biến trong các giao dịch thương mại. Vì thế, việc lập loại chứng từ này, dù là bởi cá nhân hay doanh nghiệp, tổ chức, đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ đối với nội dung và tính hợp lệ để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Vi phạm quy định này có thể dẫn đến việc giấy báo nợ trở nên không có giá trị.
Dưới đây là một số mẫu giấy báo nợ mới nhất từ các ngân hàng cũng như mẫu được Bộ Tài chính ban hành. Chúng tôi xin gửi đến bạn những mẫu này để tham khảo và tuân thủ trong quá trình giao dịch. Việc sử dụng các mẫu chứng từ chính quy và đúng quy định là một phần quan trọng để đảm bảo sự rõ ràng và hợp pháp trong các giao dịch tài chính của bạn.
Giấy báo nợ (tiếng Anh: Debit Note) là loại chứng từ được sử dụng bởi một nhà cung cấp để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ trả nợ, hay là loại chứng từ được lập bởi người mua khi trả lại hàng hóa vay mua. Cùng kiemtailieu.com tìm hiểu về thuật ngữ này nhé!
Khái niệm
Giấy báo nợ tiếng Anh là Debit Note.
Giấy báo nợ là loại chứng từ được sử dụng bởi một nhà cung cấp để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ trả nợ, hay là loại chứng từ được lập bởi người mua khi trả lại hàng hóa vay mua.
Hiểu về giấy báo nợ
Một giấy báo nợ thường được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Các giao dịch thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng, nghĩa là một nhà cung cấp gửi một lô hàng cho người mua trước khi chi phí của hàng hóa được thanh toán. Mặc dù hàng hóa đã đến tay người mua, nhưng tiền sẽ không được chuyển cho đến khi hóa đơn thực tế được phát hành. Các khoản nợ và tín dụng thay vào đó được nhập vào một hệ thống kế toán để theo dõi hàng hóa được vận chuyển và các khoản thanh toán còn nợ.
Giấy báo nợ tách biệt với hóa đơn ở chỗ chúng thường có dạng thư và nội dung có thể không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Điều này đúng khi giấy báo nợ được sử dụng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ sắp tới.
Các dạng khác của giấy báo nợ
Ngoài định dạng thư, giấy báo nợ cũng có thể được cung cấp dưới dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được. Mặc dù số tiền đến hạn có thể được lưu ý, thanh toán sẽ không được tiến hành cho đến khi một hóa đơn chính thức được gửi cho người mua. Điều này cho phép người mua có cơ hội trả lại hàng hóa, nếu cần thiết, mà không phải thanh toán trước.
Một số giấy báo nợ có thể được gửi dưới dạng bưu thiếp đóng vai trò nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đã tích lũy. Điều này có thể hữu ích trong trường hợp người bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay kiểm lại. Bưu thiếp cũng có thể chứa thông tin về cách giải quyết nợ, chẳng hạn như thông tin liên hệ có liên quan.
Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc
Không phải tất cả các công ty chọn gửi giấy báo nợ cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Nói chung, một người bán coi đó là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và sử dụng nó theo quy trình nội bộ, hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu chứng từ với thông tin báo nợ, để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.
Khác biệt giữa credit note và debit note là gì?
Debit note là gì? Điểm khác biệt giữa 2 loại chứng từ này là gì? Hãy cùng giải đáp qua đoạn thông tin ngắn bên dưới!
Thế nào là credit note?
Credit note hay còn gọi là credit memo được xếp vào bộ chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng, chuyên dùng trong thương mại xuất nhập khẩu. Trong đó người cung cấp dịch vụ sẽ giao một lượng tiền tương đối cho người tiêu dùng bằng đúng con số đã ghi trên hóa đơn.
Nó xuất hiện trong trường hợp người mua đòi trả lại hàng do sản phẩm bị lỗi không đúng cam kết. Khi này người bán có nhiệm vụ hoàn trả tiền. Trong một vài trường hợp khác như: thối tiền thừa, credit note cũng được xuất ra.
So sánh sự khác nhau giữa credit và debit note
Debit note được ví như hóa đơn điều chỉnh tăng, chúng được người mua xuất đi với mục đích là yêu cầu nhà cung ứng cấp credit note. Quá trình này đều được diễn ra một cách hợp pháp nhằm tăng giá trị hóa đơn trước đó.
Ngược lại với Debit note, credit note được coi như là hóa đơn điều chỉnh giảm, chúng được xuất bởi người bán. Với mục đích là hủy đi giá trị của hóa đơn đã xuất ra trước đó. Nó xuất phát từ việc hàng hóa bán ra bị lỗi và người mua đã trả lại.
