Quy Định Lập Và Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán (Mới Cập Nhật 2024)
Xin hỏi hội chứng từ kế toán tài chính là gì và câu hỏi lập, tàng trữ chứng từ kế toán tài chính được quy định như thế nào? - Văn Ngọc (Bình Thuận)
Chứng từ kế toán tài chính là gì?
Căn cứ hình thức Kế toán năm ngoái quy định hội chứng từ kế toán là những sách vở và vật mang tin phản nghịch ánh nghiệp vụ kinh tế, tài thiết yếu phát sinh và đã hoàn thành, làm địa thế căn cứ ghi sổ kế toán.
Bạn đang xem: Lưu trữ chứng từ kế toán
Chứng trường đoản cú kế toán bắt buộc có các nội dung đa số sau đây:
- Tên cùng số hiệu của hội chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập bệnh từ kế toán;
- Tên, add của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, add của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận bệnh từ kế toán;
- Nội dung nhiệm vụ kinh tế, tài chủ yếu phát sinh;
- Số lượng, đơn giá cùng số tiền của nhiệm vụ kinh tế, tài thiết yếu ghi bởi số; tổng số chi phí của bệnh từ kế toán dùng làm thu, bỏ ra tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ cùng tên của người lập, tín đồ duyệt và những người có tương quan đến bệnh từ kế toán.
Ngoài phần đông nội dung đa phần của bệnh từ kế toán tài chính nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm hầu như nội dung không giống theo từng loại hội chứng từ.
Quy định lập và tàng trữ chứng từ bỏ kế toán tiên tiến nhất (Hình tự internet)
Quy định lập và lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán
Căn cứ Điều 18 mức sử dụng Kế toán 2015 quy định về việc lập và tàng trữ chứng từ kế toán tài chính như sau:
- những nghiệp vụ kinh tế, tài thiết yếu phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải tạo chứng từ kế toán. Bệnh từ kế toán chỉ được lập một lần cho từng nghiệp vụ tởm tế, tài chính.
- triệu chứng từ kế toán bắt buộc được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, đúng đắn theo nội dung chính sách trên mẫu. Trong trường hợp triệu chứng từ kế toán chưa xuất hiện mẫu thì đơn vị chức năng kế toán được từ lập hội chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ những nội dung khí cụ tại Điều 16 luật Kế toán 2015.
- Nội dung nhiệm vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; lúc viết yêu cầu dùng cây bút mực, số cùng chữ viết bắt buộc liên tục, ko ngắt quãng, địa điểm trống buộc phải gạch chéo. Triệu chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không tồn tại giá trị thanh toán giao dịch và ghi sổ kế toán. Khi viết sai triệu chứng từ kế toán tài chính thì cần hủy bỏ bằng phương pháp gạch chéo cánh vào bệnh từ viết sai.
- triệu chứng từ kế toán buộc phải được lập đầy đủ số liên quy định. Ngôi trường hợp phải lập nhiều liên bệnh từ kế toán mang đến một nghiệp vụ kinh tế, tài chủ yếu thì nội dung những liên cần giống nhau.
- người lập, fan duyệt và những người khác ký tên trên giấy kế toán phải phụ trách về nội dung của triệu chứng từ kế toán.
- hội chứng từ kế toán được lập bên dưới dạng chứng từ điện tử bắt buộc tuân theo vẻ ngoài tại Điều 17, khoản 1 với khoản 2 Điều 18 khí cụ Kế toán 2015. Bệnh từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo chế độ tại Điều 41 phương tiện Kế toán 2015. Trường phù hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện năng lượng điện tử thì phải bảo đảm an toàn an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu cùng phải đảm bảo tra cứu vớt được vào thời hạn lưu lại trữ.
Quản lý, thực hiện chứng tự kế toán
Việc quản lý, thực hiện chứng từ kế toán triển khai theo hình thức tại Điều 21 phép tắc Kế toán năm ngoái như sau:
- Thông tin, số liệu trên giấy kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- triệu chứng từ kế toán đề xuất được thu xếp theo câu chữ kinh tế, theo trình tự thời hạn và bảo quản bình yên theo biện pháp của pháp luật.
- Chỉ ban ngành nhà nước tất cả thẩm quyền mới có quyền trợ thời giữ, tịch kí hoặc niêm phong hội chứng từ kế toán. Trường thích hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán tài chính thì ban ngành nhà nước bao gồm thẩm quyền buộc phải sao chụp hội chứng từ bị nhất thời giữ, bị tịch thu, ký xác thực trên hội chứng từ sao chụp cùng giao bản sao chụp cho đơn vị chức năng kế toán; đôi khi lập biên bản ghi rõ lý do, con số từng loại bệnh từ kế toán tài chính bị tạm giữ hoặc bị trưng thu và ký tên, đóng dấu.
- Cơ quan tất cả thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải tạo lập biên bản, ghi rõ lý do, con số từng loại triệu chứng từ kế toán tài chính bị niêm phong và ký tên, đóng góp dấu.
Loại tài liệu kế toán tài chính nào phải tàng trữ và thời hạn tàng trữ là bao lâu? – Tú Quỳnh (Bình Dương)
03 vẻ ngoài về lưu trữ tài liệu kế toán
Về vụ việc này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT lời giải như sau:
1. Các loại tài liệu kế toán đề nghị lưu trữ
Loại tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ bao gồm:
- triệu chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán bỏ ra tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng phù hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán tài chính bao gồm:
+ những loại hòa hợp đồng;
+ report kế toán quản ngại trị;
+ hồ nước sơ, báo cáo quyết toán dự án công trình hoàn thành, dự án đặc trưng quốc gia;
+ báo cáo kết trái kiểm kê và đánh giá tài sản;
+ những tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bạn dạng tiêu diệt tài liệu kế toán; quyết định bổ sung cập nhật vốn từ lợi nhuận, phân phối những quỹ từ lợi nhuận;
+ những tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp tuyệt nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, gửi đổi vẻ ngoài sở hữu, đổi khác loại hình công ty lớn hoặc đổi khác đơn vị;
+ Tài liệu tương quan đến đón nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu liên quan đến nhiệm vụ thuế, phí, lệ phí và nhiệm vụ khác so với Nhà nước và các tài liệu khác.
(Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
2. Nơi tàng trữ tài liệu kế toán
Nơi lưu trữ tài liệu kế toán tài chính được mức sử dụng tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
- Tài liệu kế toán tài chính của đơn vị chức năng nào được lưu trữ tại kho của đơn vị chức năng đó. Đơn vị kế toán tài chính phải đảm bảo có rất đầy đủ thiết bị bảo vệ và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo phương pháp của pháp luật.
Trường hợp đơn vị chức năng không tổ chức phần tử hoặc kho tàng trữ tại đơn vị chức năng thì rất có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán tài chính trên cửa hàng hợp đồng tàng trữ theo lý lẽ của pháp luật.
- tài liệu kế toán của bạn có vốn đầu tư chi tiêu nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của người tiêu dùng nước ngoài hoạt động tại việt nam trong thời gian hoạt động tại việt nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy ghi nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy triệu chứng nhận chuyển động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp buộc phải được lưu trữ tại đơn vị chức năng kế toán ở việt nam hoặc thuê tổ chức triển khai lưu trữ tại việt nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán.
Khi xong hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của solo vị đưa ra quyết định nơi tàng trữ tài liệu kế toán trừ ngôi trường hợp pháp luật có mức sử dụng khác.
Xem thêm: U Ở Tử Cung - U Xơ Tử Cung Là Gì
- Tài liệu kế toán tài chính của đơn vị giải thể, phá sản, ngừng hoạt rượu cồn hoặc những dự án xong hoạt động bao hàm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn tàng trữ và tư liệu kế toán tương quan đến bài toán giải thể phá sản, chấm dứt, ngừng hoạt cồn được lưu trữ tại nơi vì người đại diện theo pháp luật của đơn vị chức năng kế toán quyết định hoặc theo ra quyết định của cơ quan tất cả thẩm quyền quyết định kết thúc hoạt rượu cồn hoặc xong xuôi dự án.
- Tài liệu kế toán tài chính của đơn vị chuyển đổi hiệ tượng sở hữu, đổi khác loại hình công ty hoặc thay đổi loại hình solo vị bao hàm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm vẫn đang còn trong thời hạn tàng trữ và tư liệu kế toán liên quan đến gửi đổi hiệ tượng sở hữu, biến đổi loại hình doanh nghiệp lớn hoặc biến đổi đơn vị được tàng trữ tại đơn vị kế toán bắt đầu hoặc trên nơi bởi vì cơ quan tất cả thẩm quyền đưa ra quyết định chuyển đổi vẻ ngoài sở hữu, chuyển đổi loại hình công ty lớn hoặc biến đổi đơn vị quyết định.
- tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu lại trữ của những đơn vị được chia, tách:
+ nếu như tài liệu kế toán phân loại được cho đơn vị chức năng kế toán bắt đầu thì tàng trữ tại đơn vị mới;
+ giả dụ tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị chức năng kế toán bị phân chia hoặc bị tách hoặc tại nơi vày cơ quan gồm thẩm quyền ra quyết định chia, bóc tách đơn vị quyết định.
Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị chức năng kế toán thì lưu trữ tại những đơn vị kế toán mới. Tư liệu kế toán tương quan đến tách đơn vị kế toán tài chính thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
- tài liệu kế toán của các kỳ kế toán tài chính năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập những đơn vị kế toán tài chính thì lưu trữ tại đơn vị chức năng nhận sáp nhập hoặc đơn vị chức năng kế toán thích hợp nhất.
- Tài liệu kế toán tài chính về an ninh, quốc phòng đề xuất được lưu trữ theo luật pháp của điều khoản liên quan.
3. Thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán so với mỗi nhiều loại tài liệu kế toán như sau:
3.1. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ tối thiểu 5 năm bao gồm:
- bệnh từ kế toán không sử dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chủ yếu như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không giữ trong tập tài liệu kế toán tài chính của phần tử kế toán.
- tài liệu kế toán sử dụng cho quản lí lý, điều hành của đơn vị chức năng kế toán ko trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Trường hòa hợp tài liệu kế toán pháp luật tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà luật pháp khác khí cụ phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo dụng cụ đó.
(Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
3.2. Tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:
- triệu chứng từ kế toán áp dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán và lập report tài chính, những bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, những sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tài chính tổng hợp, báo cáo tài thiết yếu tháng, quý, năm của đơn vị chức năng kế toán, báo cáo quyết toán, report tự đánh giá kế toán, biên bản tiêu bỏ tài liệu kế toán lưu trữ và tư liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán cùng lập báo cáo tài chính.
- tư liệu kế toán tương quan đến thanh lý, nhượng bán gia tài cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu kế toán tài chính của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm cùng tài liệu kế toán tài chính về báo cáo quyết toán dự án chấm dứt thuộc nhóm B, C.
- tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, phù hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hiệ tượng sở hữu, chuyển đổi loại hình công ty hoặc thay đổi đơn vị, giải thể, phá sản, xong hoạt động, dứt dự án.
- Tài liệu liên quan tại đơn vị chức năng như hồ nước sơ truy thuế kiểm toán của kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, đo lường và tính toán của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
- những tài liệu khác không được dụng cụ tại Điều 12 cùng Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- ngôi trường hợp các tài liệu kế toán tài chính trên mà quy định khác lý lẽ phải tàng trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo biện pháp đó.
(Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
3.3. Tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ vĩnh viễn
Tài liệu kế toán phải tàng trữ vĩnh viễn bao gồm:
- Đối với đơn vị kế toán trong nghành kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải tàng trữ vĩnh viễn gồm:
+ report tổng quyết toán ngân sách chi tiêu nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, báo cáo quyết toán túi tiền địa phương đã được Hội đồng nhân dân những cấp phê chuẩn;
+ hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án xong thuộc team A, dự án đặc biệt quan trọng quốc gia;
+ Tài liệu kế toán tài chính khác tất cả tính sử liệu, có chân thành và ý nghĩa quan trọng về gớm tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán tài chính khác phải lưu trữ vĩnh viễn vày người thay mặt theo luật pháp của đơn vị kế toán, vị ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác minh tính hóa học sử liệu, ý nghĩa sâu sắc quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Đối với chuyển động kinh doanh, tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác minh tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ vĩnh viễn do bạn đứng đầu hoặc người đại diện theo điều khoản của đơn vị kế toán ra quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa sâu sắc lâu dài của tài liệu, tin tức để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác tàng trữ dưới hình thức bạn dạng gốc hoặc bề ngoài khác.
- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn yêu cầu là thời hạn tàng trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị phá hủy tự nhiên.
(Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
Chứng từ kế toán tài chính là hóa đơn hoàn toàn có thể được tàng trữ trong thời hạn bao lâu? không còn thời hạn tàng trữ thì rất có thể tiêu bỏ không?
Những loại tài liệu kế toán phải tàng trữ theo quy định mới nhất hiện nay bao hàm những gì? Tài liệu kế toán nào phải lưu trữ tối thiểu 5 năm?
