Hướng Dẫn Quy Trình Chỉnh Lý Tài Liệu Lưu Trữ Bao Gồm 24 Bước Như Sau
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của quá trình số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ càng, hạn chế sai sót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa. Hiện nay, công tác chỉnh lý tài liệu thường được tổ chức, doanh nghiệp thực hiện thường xuyên. Vậy quy trình chỉnh lý tài liệu gồm những bước nào và triển khai với kinh phí, đơn giá chỉnh lý như thế nào qua bài viết dưới đây!
Trong bối cảnh hiện tại khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 ảnh hưởng đến công tác vận hành, đa số các tổ chức, doanh nghiệp đã nhận rõ tầm quan trọng và ưu tiên triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu. Hy vọng những thông tin FSI tổng hợp và chia sẻ đã giúp cho bạn đọc có thêm định hướng để xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu, tiến đến số hóa tổng thể và chuyển đổi số thành công trong tương lai!
Các bước Chỉnh lý tài liệu Kệ để hàng Cung cấp giá sắt lưu trữ Giá sắt lưu trữ hồ sơ bìa lưu trữ hồ sơ Giá sắt lưu trữ
để thực hiện tốt nhất công việc chỉnh lý nhân viên chỉnh lý cần phải tuân thủ các bước chỉnh lý do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định1.Nhận tài liệu.
Bạn đang xem: Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
2.Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnhlý.
3.Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
4.Lập kế hoạch chỉnh lý; biên soạn các văn bản hướng dẫnchỉnh lý sau:
a) Lịchsử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
b) Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;
c) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu;
d) Phương án hệ thống hoá.
5.Phân loại tài liệu.
6.Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ:
a) Lập hồsơ đối với các phông tài liệu chưa được lập hồ sơ:
- Tập hợpvăn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ;
- Viếttiêu đề hồ sơ;
- Sắp xếpvăn bản, tài liệu trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu trùngthừa và hết giá trị về mọi phương diện;
- Xác địnhthời hạn bảo quản cho hồ sơ.
b) Chỉnhsửa, hoàn thiện hồ sơ đối với các phông tài liệu đã được lập hồ sơ:
Kiểm traviệc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a của khoản nàyvà tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêucầu.
7.Biên mục phiếu tin.
8.Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin.
9.Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án hệthống hoá.
10.Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
11.Biên mục hồ sơ:
a) Đánh số tờ;
b) Viếtmục lục văn bản;
c)Viết chứng từ kết thúc;
d) Viết bìa hồ sơ.
(Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời khôngthực hiện các điểm a, b, c).
12.Kiểm tra biên mục hồ sơ.
13.Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin.
Xem thêm: Tổng Hợp Các Lệnh Vẽ Autocad Tài Liệu, Tất Tần Tật Full 17 Bộ Tài Liệu Tự Học Autocad
14.Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ lên phiếu tin vàlên bìa hồ sơ.
15.Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vàobìa hồ sơ.
16.Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
17.Viết và dán nhãn hộp (cặp).
18.Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
19.Bàn giao tài liệu.
20.Nhập phiếu tin vào máy.
21.Kiểm tra việc nhập phiếu tin.
22.Lập mục lục hồ sơ:
a) Viết lời nói đầu;
b) Lập các bản tra cứu bổ trợ;
c) In mục lục;
d) Đóngquyển mục lục (03 bộ).
23. Sắp xếp, thống kê tài liệu loại; bó gói và viết thuyếtminh tài liệu loại.
24.Tổng kết chỉnh lý:
a) Viếtbáo cáo tổng kết chỉnh lý;
b) Hoànchỉnh và ban giao hồ sơ chỉnh lý./.
* Tiến độ thực hiện công việc:
- Tùytheo số lượng, tính chất, yêu cầu về thời gian, Công ty bố trí cán bộ phù hợp.Thời gian tiến hành công tác chỉnh lý được thể hiện trong nội dunghợp đồng chỉnh lý.
