Home › Chứng Từ › Quy trình luân chuyển chứng từ

Quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Admin - 05/09/2024 5

Cho tôi hỏi, trình tự luân chuyển, kiểm tra chứng từ kế toán, dịch chứng từ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định ra sao? – Mỹ Ý (Cà Mau).

Bạn đang xem: Quy trình luân chuyển chứng từ

>> Hướng dẫn tài khoản 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 2023 (Phần 4)

>> Hướng dẫn tài khoản 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 2023 (Phần 3)

Theo Điều 86 và Điều 87 Thông tư 133/2016/TT-BTC, trình tự luân chuyển, kiểm tra chứng từ kế toán, dịch chứng từ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định như sau:

1. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

1.1. Quy định về ghi sổ kế toán

Căn cứ theo khoản 1 Điều 86 Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp nhỏ và vừa khi tiến hành ghi sổ chứng từ kế toán phải tuân thủ các quy định sau:

- Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung tại bộ phận kế toán doanh nghiệp;

- Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tuân thủ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại khoản 2 Điều 86 Thông tư 133/2016/TT-BTC. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các quy định sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình người ký duyệt theo thẩm quyền;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

1.3. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

Doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tuân thủ trình tự kiểm tra chứng từ kế toán tại khoản 3 Điều 86 Thông tư 133/2016/TT-BTC. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm các quy định sau:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Toàn văn File Word Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán năm 2023

Trình tự luân chuyển, kiểm tra chứng từ kế toán, dịch chứng từ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 2023

(Ảnh minh họa - Nguồn từ internet)

2. Quy định về dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt, sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán

Theo quy định tại Điều 87 Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp nhỏ và vừa phải đáp ứng yêu cầu về dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt, sử dụng, quản lý, in và pháp hành biểm mẫu chứng từ kế toán như sau:

- Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại Luật Kế toán 2015 ra tiếng Việt;

- Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung được dịch ra tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài;

- Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác không phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

- Các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Luật Kế toán 2015;

- Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.

Đăng ký học HỌC KẾ TOÁN THỰC TẾ KẾ TOÁN THUẾ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN MẪU BIỂU - CHỨNG TỪ NGHỀ NGHIỆP - VIỆC LÀM VĂN BẢN PHÁP LUẬT MỚI

Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán tại DN: Tất cả các chứng từ kế toán do DN lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý.

Xem thêm: Xoá Tài Liệu Và Dữ Liệu Facebook Trên Iphone Và Cách Thực Hiện Như Thế Nào?

- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.

Quy định về mẫu biểu chứng từ kế toán:

- Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

- Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, DN có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.

- Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

- Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

3. Ghi sổ kế toán

4. Lưu trữ chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.

Thời hạn lưu giữ chứng từ kế toán bạn xem tại đây: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp. Đồng thời phải sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.

Chúc các bạn thành công!