Công văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ ? (2024) chỉnh lý tài liệu là gì

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT phái nam Độc lập - thoải mái - hạnh phúc ---------
Số: 283/VTLTNN-NVTW V/v phát hành Bản trả lời chỉnh lý tài liệu hành chính	Hà Nội, ngày 19 mon 5 năm 2004

Kính gửi:

- các Bộ, cơ sở ngang Bộ, ban ngành thuộc chính phủ; - UBND những tỉnh, tp trực trực thuộc TW. Bạn đang xem: Văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Thủ tướng chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, nghĩa vụ và quyền lợi và cơ cấu tổ chức của
Cục Văn thư và tàng trữ nhà nước;

Căn cứ Điều 10 Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng tư năm 2004 của chính phủ nước nhà quy định chi tiết thihành một trong những điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Để công tác làm việc chỉnh lý tư liệu hành chủ yếu tại lưutrữ lịch sử dân tộc các cấp và lưu trữ hiện hành của các cơ quan nhà nước, tổ chứcchính trị-xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị vũ trang quần chúng (sau phía trên gọi chung là những cơ quan, tổ chức) trong phạmvi toàn quốc được tiến hành một phương pháp khoa học cùng thống nhất, viên Văn thư và Lưutrữ đơn vị nước ban hành kèm theo Công văn này phiên bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính.

Để thịnh hành rộng rãi bạn dạng Hướng dẫn này, cục Vănthư và lưu trữ nhà nước đề nghị các Bộ, phòng ban ngang Bộ, phòng ban thuộc Chínhphủ với Uỷ ban nhân dân những tỉnh, thành phố trực thuộc tw sao gởi tiếpcho những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc phạm vi làm chủ của mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu bao gồm khó khăn, vướngmắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về cục Văn thư và lưu trữ nhà nước đểcùng phối kết hợp giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - bộ trưởng liên nghành Bộ Nội vụ (b/c); - công sở Quốc hội; - Văn phòng chủ tịch nước; - Viện Kiểm sát nhân dân buổi tối cao; - Toà án nhân dân về tối cao; - phòng ban TƯ những Đoàn thể; - Cục tàng trữ VP TW Đảng; - chỉ huy Cục (4); - những đơn vị trực thuộc Cục; - giữ VT, NVTW (5).

CỤC TRƯỞ NG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Dương Văn Khảm

HƯỚNG DẪN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆUHÀNH CHÍNH(Ban hành theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 mon 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và lưu trữ nhà nước)

I. HƯỚNG DẪN chung

1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

- lí giải này được áp dụng để chỉnh lý cácphông hoặc khối tư liệu hành bao gồm tiếng Việt được hiện ra trong thừa trìnhhoạt động của những cơ quan bên nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổchức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế, đơn vị vũ trang quần chúng. # (sau phía trên gọichung là cơ quan, tổ chức) tại lưu lại trữ lịch sử vẻ vang các cấp cho và lưu trữ hiện hành củacác cơ quan, tổ chức.

- lúc chỉnh lý tư liệu hành chủ yếu tiếng Phápthuộc thời kỳ Pháp ở trong ở việt nam và Đông Dương, tài liệu công nghệ và côngnghệ, tài liệu xây đắp cơ bản, tài liệu nguồn gốc cá nhân, hoàn toàn có thể vận dụng Hướngdẫn này nhưng buộc phải được bổ sung cập nhật cho cân xứng với đặc thù của mỗi mô hình tài liệu.

- tư liệu phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băngâm thanh, đĩa âm nhạc và tài liệu trên những vật với tin khác không nằm trong phạmvi vận dụng của giải đáp này.

2. Khái niệm, mục đích, yêu mong chỉnh lý

a) Khái niệm:

Chỉnh lý tư liệu là tổ chức triển khai lại tư liệu theo mộtphương án phân một số loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồihoặc lập bắt đầu hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm cho cáccông vậy tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý.

b) Mục đích:

- tổ chức triển khai sắp xếp hồ nước sơ, tư liệu của phông hoặckhối tài liệu đưa ra chỉnh lý một biện pháp khoa học tạo thành điều kiện thuận lợi chocông tác quản lí lý, bảo vệ và khai thác, sử dụng tài liệu;

- một số loại ra hầu như tài liệu hết cực hiếm để tiêu huỷ,qua đó, góp phần nâng cấp hiệu quả sử dụng kho báu và trang thiết bị, phươngtiện bảo quản.

c) yêu cầu:

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổchức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ chuyên môn cán bộ, các đại lý vật chất) cùng tìnhhình khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) nhưng mà thực hiệnchỉnh lý hoàn hảo hoặc một số quy trình của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).

Tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt đượccác yêu ước sau:

- Phân các loại và lập thành làm hồ sơ hoàn chỉnh;

- khẳng định thời hạn bảo vệ cho hồ sơ, tài liệuđối với lưu trữ hiện hành; xác minh tài liệu cần bảo vệ vĩnh viễn cùng tài liệuhết giá bán trị nên loại ra để tiêu huỷ so với lưu trữ định kỳ sử;

- hệ thống hoá hồ nước sơ, tài liệu;

- Lập các công núm tra cứu: mục lục hồ nước sơ, tài liệu;cơ sở tài liệu và quy định tra cứu khác ship hàng cho vấn đề quản lý, tra cứu giúp sử dụng;

- Lập hạng mục tài liệu hết giá chỉ trị các loại ra đểtiêu huỷ.

3. Hiệ tượng chỉnh lý:

- không phân tán font lưu trữ. Tài liệu của từngđơn vị hiện ra phông phải được chỉnh lý và bố trí riêng biệt;

- lúc phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện,phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), bắt buộc tôn trọng sự xuất hiện tài liệu theo trìnhtự theo dõi, giải quyết công việc.

- Tài liệu sau thời điểm chỉnh lý phải phản ánh đượccác hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịchsử của tài liệu.

II. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ

1. Giao nhấn tài liệu

- Đối với phần nhiều lưu trữ lịch sử vẻ vang và tàng trữ hiệnhành có phần tử quản lý kho riêng biệt và phần tử chỉnh lý tài liệu riêng biệt thì lúc xuấttài liệu thoát ra khỏi kho để chỉnh lý phải thực hiện giao nhấn tài liệu. Số lượngtài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với các font hoặc khốitài liệu đã làm được lập hồ sơ sơ bộ, cần ghi rõ con số cặp, hộp và con số hồsơ hoặc đơn vị bảo quản.

- vấn đề giao nhận tài liệu buộc phải được lập thànhbiên bạn dạng theo mẫu mã đính kèm (Phụ lục 1).

2. Dọn dẹp sơ cỗ và vận chuyển tài liệu về địađiểm chỉnh lý

Để hạn chế hiểm họa do bụi bẩn từ tài liệu khiến rađối với người thực hiện, trước khi chỉnh lý phải tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệubằng phương pháp dùng các loại thanh hao lông thích hợp để quét, chải bụi bờ trên cặp, hộphoặc bao gói tài liệu, kế tiếp đến từng tập tài liệu.

Khi dọn dẹp và sắp xếp và chuyển động tài liệu phải lưu ýtránh có tác dụng xáo trộn trơ khấc tự sắp xếp những cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng nhưcác hồ sơ hay những tập tài liệu trong những cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời,không làm hư sợ hãi tài liệu.

3. Khảo cạnh bên tài liệu

a) Mục đích, yêu mong

- mục tiêu của việc điều tra khảo sát tài liệu là nhằmthu thập thông tin cần thiết về tình trạng củaphông hoặc khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý, làmcơ sở cho việc biên soạn những văn bạn dạng hướng dẫn chỉnh lý; lập chiến lược và tiến hànhsưu tầm, tích lũy những tài liệu hầu hết còn thiếu thốn để bổ sung cập nhật cho phông và thựchiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu thương cầu nghiệp vụ đặt ra.

- yêu thương cầu điều tra khảo sát tài liệu là phải khẳng định rõnhững sự việc sau:

+ tên phông; giới hạn thời gian: thời hạn sớmnhất cùng muộn độc nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý;

+ cân nặng tài liệu giới thiệu chỉnh lý: số métgiá; số cặp, gói tài liệu và con số hồ sơ, solo vị bảo quản (đối cùng với tài liệuđã được lập hồ sơ sơ bộ);

+ yếu tắc tài liệu: tư liệu hành bao gồm bao gồmnhững nhiều loại văn bản, giấy tờ chủ yếu ớt gì; ngoài ra, trong font hoặc khối tài liệuđưa ra chỉnh lý còn tồn tại những nhiều loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim hình ảnh ghiâm...); …

+ câu chữ của tài liệu: tài liệu của rất nhiều đơnvị giỏi thuộc về hầu như mặt vận động nào; số đông lĩnh vực, vấn đề hầu hết và sựkiện quan trọng trong hoạt động vui chơi của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phảnánh vào tài liệu;

+ triệu chứng của fonts hoặc khối tài liệu đưa rachỉnh lý:

Mức độ thiếu đầy đủ của fonts hoặc khối tài liệu;

Mức độ giải pháp xử lý về nghiệp vụ: phân một số loại lập hồ nước sơ,xác định vị trị…;

Tình trạng đồ vật lý của font hoặc khối tài liệu;

+ Tình trạng lý lẽ thống kê, tra cứu.

b) Trình trường đoản cú tiến hành:

Bước 1: nghiên cứu biên bản, mục lục hồsơ, tư liệu giao nộp từ đối chọi vị, cá thể vào tàng trữ để núm được tin tức banđầu về tài liệu.

Bước 2: Trực tiếp để mắt tới khối tài liệu.Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công mọi người khảo gần kề một phần.

Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáokết quả điều tra theo Đề cương biên soạn đính kèm (Phụ lục 2).

4. Thu thập, bổ sung tài liệu

Qua khảo sát điều tra tài liệu, ví như phát hiện tại thành phầntài liệu của font còn thiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung cập nhật trước lúc thực hiệnchỉnh lý. Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác địnhcăn cứ các yếu tố sau:

- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệuđưa ra chỉnh lý;

- report kết quả khảo sát tài liệu;

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức triển khai - đơnvị có mặt phông, của những đơn vị, thành phần và trách nhiệm của các cá thể liênquan;

- Sổ đk văn phiên bản đi, đến;

- Biên bạn dạng giao nhận tài liệu của những đơn vị, bộphận và cá nhân (nếu có).

Nguồn bổ sung cập nhật tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan,đơn vị; các đơn vị, cá thể được giao giải quyết và xử lý công việc; những người đã nghỉhưu hoặc chuyển công tác; cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trựcthuộc...

5. Biên soạn những văn bản hướng dẫn chỉnh lývà lập kế hoạch chỉnh lý

5.1. Biên soạn bản lịch sử đơn vị chức năng hìnhthành phông và lịch sử phông

Lịch sử đơn vị hình thành fonts là bảntóm tắt lịch sử hào hùng về tổ chức triển khai và buổi giao lưu của đơn vị hình thành phông hoặc khốitài liệu.

Lịch sử fonts là bản tóm tắt tình hình, đặcđiểm của phông tài liệu.

- bạn dạng lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông với lịch sửphông bắt buộc được biên soạn chi tiết, vừa đủ khi tổ chức triển khai chỉnh lý lần đầu; nhữnglần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung cập nhật thông tin về sự thay đổi trong tổ chức triển khai và hoạtđộng của đơn vị hình thành phông cùng về khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý nhằm mục tiêu mụcđích:

+ Làm căn cứ cho câu hỏi xây dựng kế hoạch chỉnh lýphù hợp;

+ Làm căn cứ cho việc biên soạn những văn phiên bản hướngdẫn nghiệp vụ cụ thể trong chỉnh lý như: lý giải phân loại, lập hồ sơ; hướngdẫn xác định giá trị tư liệu và phương pháp phân các loại tài liệu;

+ Giúp cho người tham gia triển khai chỉnhlý nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thànhphông và về thực trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

- khi biên soạn những văn phiên bản này, đề nghị tham khảotư liệu liên quan về đơn vị và về font tài liệu sau:

+ các văn phiên bản quy phạm pháp luật và các văn bảnkhác về câu hỏi thành lập, phân tách tách, sáp nhập…; luật pháp chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức cơ cấu tổ chức của đơn vị chức năng hình thành phông và những đơn vị cấu thành;

+ các văn phiên bản quy định về quan lại hệ, lề lối có tác dụng việcvà chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông;

+ các biên phiên bản giao thừa nhận tài liệu; mục lục hồsơ, tư liệu nộp lưu; sổ sách những thống kê tài liệu với sổ đk văn phiên bản đi, đến;

+ report kết quả điều tra khảo sát tài liệu;

+ những tư liệu khác bao gồm liên quan.

- bên cạnh ra, rất có thể thu thập thông tin cần thiếttừ những cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, solo vị.

Bản lịch sử hào hùng đơn vị ra đời phông và lịch sửphông có thể biên soạn riêng biệt hoặc gộp làm một, bao hàm 2 phần với đông đảo nộidung cụ thể theo Đề cương soạn đính kèm (Phụ lục 3).

5.2. Biên soạn bạn dạng hướng dẫn phân loại, lậphồ sơ

Hướng dẫn phân loại, lập làm hồ sơ là phiên bản hướngdẫn phân chia tài liệu của fonts hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý thành cácnhóm lớn, nhóm vừa, nhóm bé dại theo một phương án phân các loại nhất định với phươngpháp lập hồ nước sơ; được dùng làm địa thế căn cứ để những người dân tham gia chỉnh lý thực hiệnviệc phân một số loại tài liệu, lập làm hồ sơ và khối hệ thống hoá làm hồ sơ toàn fonts được thốngnhất.

Phương án phân nhiều loại tài liệu là bạn dạng dự kiếnphân phân tách tài liệu thành những nhóm và riêng biệt tự sắp đến xếp các nhóm tài liệu củaphông.

Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ nước sơ

Bản giải đáp phân loại, lập hồ sơ bao gồm 2 phầnchính: chỉ dẫn phân một số loại tài liệu và khuyên bảo lập làm hồ sơ (Đề cương cứng biên soạnđính kèm - Phụ lục 4)

a) Phần 1. Hướng dẫn phân một số loại tài liệu

Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loạitài liệu và đa số hướng dẫn rõ ràng trong quá trình phân phân chia tài liệu của phônghoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ tuổi hayđưa tư liệu vào các nhóm yêu thích hợp.

- việc lựa chọn và xây dựng cách thực hiện phân loạitài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý được thực hiện trêncơ sở vận dụng các nguyên tắc, cách thức phân các loại tài liệu phông lưu trữ vàotình hình thực tiễn của phông hoặc khối tài liệu, qua câu hỏi nghiên cứu bạn dạng lịch sửđơn vị sinh ra phông và lịch sử hào hùng phông và report kết quả điều tra tài liệu;đồng thời, căn cứ yêu mong tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu saunày. Tuỳ nằm trong từng phông hoặc khối tài liệu chũm thể, hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trongnhững phương pháp phân loại tài liệu sau:

+ phương pháp “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị chức năng hình thành phông có cơ cấu tổ chức cùng chức năng,nhiệm vụ của những đơn vị, thành phần tương đối rõ ràng, ổn định định;

+ phương án “thời gian - tổ chức cơ cấu tổ chức”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị chức năng hình thành phông có tổ chức cơ cấu tổ chức hay gắng đổi;

+ phương pháp “mặt chuyển động - thời gian”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay cầm đổinhưng tất cả chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định;

+ cách thực hiện “thời gian - phương diện hoạt động”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị chức năng hình thành fonts có cơ cấu tổ chức cùng chức năng,nhiệm vụ hay cố gắng đổi, không ví dụ hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hìnhthành phông vận động theo nhiệm kỳ;

+ phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian -vấn đề”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành fonts nhỏ, gồm ít tài liệu;đối với tài liệu phông lưu trữ cá thể và những sưu tập tài liệu giữ trữ.

- Theo phương pháp phân loại đã lựa chọn, những nhómlớn, nhóm vừa cùng nhóm nhỏ tuổi có thể như sau:

+ Theo cách thực hiện “cơ cấu tổ chức - thời gian”:các đơn vị chức năng tổ chức của đơn vị chức năng hình thành phông; năm; các nghành hoặc nội dunghoạt hễ lớn của những đơn vị tổ chức;

+ Theo giải pháp “thời gian - cơ cấu tổ chức”:năm; các đơn vị tổ chức triển khai của đơn vị hình thành phông; các lĩnh vực hoặc nội dunghoạt rượu cồn lớn của những đơn vị tổ chức;

+ Theo cách thực hiện “mặt hoạt động - thời gian”: mặthoạt động; năm; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn trong phạm vi một mặthoạt động;

+ Theo giải pháp “thời gian - phương diện hoạt động”:năm; khía cạnh hoạt động; các nghành nghề dịch vụ hoặc nội dung vận động lớn vào phạm vi mộtmặt hoạt động.

b) Phần 2. Lí giải lập hồ nước sơ

Nội dung phần lý giải lập hồ sơ bao gồm:

- hướng dẫn cụ thể về phương thức tập đúng theo cácvăn bản, tài liệu theo đặc thù chủ yếu như vấn đề, tên thường gọi của văn bản, tácgiả, ban ngành giao dịch, thời gian v.v.. Thành hồ sơ so với những fonts hoặc khốitài liệu còn làm việc trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ.

- hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện làm hồ sơ đối vớinhững phông hoặc khối tài liệu đã có được lập hồ nước sơ tuy thế còn chưa thiết yếu xác, đầyđủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra).

- gợi ý viết tiêu đề hồ nước sơ:

Tiêu đề hồ sơ bao hàm các yếu tố tin tức cơ bản,phản ánh bao gồm nội dung của văn bản, tài liệu bao gồm trong hồ sơ, nhưng bắt buộc ngắngọn, rõ ràng, đúng đắn và được diễn đạt bằng ngôn từ phù hợp. Những yếu tốthông tin cơ phiên bản của tiêu đề hồ nước sơ thường xuyên gồm: tên một số loại văn bản, tác giả, nộidung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố trên bao gồm thể biến đổi tuỳ theo từngloại hồ sơ. Dưới đó là một số dạng tiêu đề làm hồ sơ tiêu biểu:

+ Tên nhiều loại văn bạn dạng - nội dung - thời gian - tácgiả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, report công tác thườngkỳ của cơ quan, ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm1970 của bộ Vật tư.

Kế hoạch, report thực hiện chiến lược nhà nướcnăm 1962 của cục Công nghiệp.

+ Tên loại văn bạn dạng - tác giả - văn bản - thờigian: áp dụng đối với các làm hồ sơ là chương trình, kế hoạch, report chuyên đề,ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, report của bộ Nội vụ vềkiện toàn bao gồm quyền những cấp sau sửa sai cải cách ruộng đất năm 1959.

+ Tập giữ (quyết định, chỉ thị, thông tư, côngvăn v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các làm hồ sơ là tập lưu giữ văn bảnđi của cơ quan, ví dụ:

Tập lưu giữ công văn quý I năm 2002 của ubnd tỉnh
Vĩnh Phúc.

+ hồ nước sơ hội nghị (Hội thảo) - ngôn từ - tác giả(cơ quan tổ chức triển khai hoặc cơ quan nhà trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối vớihồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ:

Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 1980 của Cục

+ làm hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụngđối với loại hồ sơ bài toán mà văn phiên bản về quy trình giải quyết các bước còn giữ đượckhá đầy đủ, ví dụ:

Hồ sơ về bài toán nâng lương năm 1998.

+ làm hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhânsự, ví dụ:

Hồ sơ của Nguyễn Văn A.

- hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên tronghồ sơ:

Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫncụ thể về việc thu xếp văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình từ nhấtđịnh, bảo vệ phản ánh được cốt truyện của vấn đề hay quy trình theo dõi, giảiquyết công việc trong thực tế. Sau đấy là một số cách sắp xếp văn bản, tài liệutrong hồ nước sơ:

+ Theo số thiết bị tự và ngày tháng văn bản: đối vớinhững làm hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản.

+ Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo;theo trình từ theo dõi, giải quyết và xử lý công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo;hồ sơ việc.

+ Theo tầm quan trọng đặc biệt của người sáng tác hoặc theo vần
ABC... Tên gọi tác giả, tên địa danh: so với những hồ sơ bao gồm các văn bạn dạng củanhiều tác giả; của những tác đưa của một cơ quan cốt yếu hay những tác mang là nhữngcơ quan lại cùng cấp nhưng thuộc các địa phương khác nhau, ví dụ:

Tập tài liệu của BCH TW Đảng, Quốc hội, chính phủchỉ đạo thai cử Quốc hội năm 2002. Trong làm hồ sơ này, văn phiên bản được thu xếp theo tầmquan trọng của người sáng tác văn bản.

Kế hoạch và báo cáo thực hiện chiến lược cung ứngvật tư kỹ thuật cho các tỉnh biên thuỳ phía Bắc năm 1979 của các Tổng Công tythuộc bộ Vật tư. Trong hồ sơ này, văn phiên bản được sắp xếp theo vần ABC... Thương hiệu gọicác Tổng Công ty: Tổng công ty Hoá chất, Tổng công ty Kim khí, Tổng công ty Thiếtbị phụ tùng, Tổng công ty Xăng dầu.

Báo cáo công tác tuyển sinh những cấp năm học2001-2002 ở trong phòng Giáo dục những huyện, thị xã thuộc tỉnh Quảng Bình. Trong hồsơ này, các report được sắp xếp theo vần ABC... Tên phòng Giáo dục những huyện,thị xã: Phòng giáo dục huyện cha Trạch, Phòng giáo dục và đào tạo thị thôn Đồng Hới, Phòng
Giáo dục huyện Lệ Thuỷ, Phòng giáo dục đào tạo huyện Minh Hoá...

5.3. Biên soạn phiên bản hướng dẫn xác định giátrị tài liệu

- bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phảiđược soạn chi tiết, ví dụ đối với những phông tư liệu được chỉnh lý lần đầu;những lần sau chỉ việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khốitài liệu giới thiệu chỉnh lý.

- Nội dung bạn dạng hướng dẫn xác minh giá trị tài liệubao tất cả 2 phần chính: phần bạn dạng kê (dự kiến) những nhóm tài liệu đề nghị giữ lại bảoquản hoặc loại ra khỏi phông với phần hướng dẫn ví dụ được cần sử dụng làm căn cứ đểnhững tín đồ tham gia chỉnh lý triển khai việc xác định giá trị và định thời hạnbảo quản mang lại từng hồ sơ được thống tốt nhất (Đề cương biên soạn đính kèm - Phụ lục5).

- căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giátrị tài liệu gồm:

+ các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác địnhgiá trị tài liệu;

+ các quy định của quy định có liên quan đến thờihạn bản quản tài liệu;

+ những bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảngthời hạn bảo vệ văn khiếu nại mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặccủa cơ quan (nếu có);

+ Các bản hướng dẫn thành phần hồ nước sơ, tài liệuthuộc diện nộp lưu vào lưu giữ trữ lịch sử các cấp;

+ danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thànhphông (nếu có);

+ bạn dạng lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông cùng lịch sửphông và lý giải phân loại, lập hồ nước sơ;

+ kế bên ra, cần tìm hiểu thêm ý kiến của các cán bộ,công chức, viên chức vào cơ quan, đặc biệt là những fan làm chuyên môn.

5.4. Lập chiến lược chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bạn dạng dự loài kiến nội dungcông việc, quy trình thực hiện, nhân lực và cửa hàng vật chất giao hàng cho việc chỉnhlý (Đề cương soạn đính kèm - Phụ lục 6).

Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu khủng vớinhiều bạn tham gia thực hiện, rất cần được xây dựng chiến lược chỉnh lý đưa ra tiết, cụthể.

Các văn phiên bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnhlý buộc phải được người dân có thẩm quyền phê coi sóc hoặc fan có nhiệm vụ thông quavà có thể bổ sung, hoàn thành xong trong quy trình thực hiện tại cho tương xứng với thực tế.

III. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

1. Phân một số loại tài liệu

Căn cứ bạn dạng hướng dẫn phân loại, lập hồ nước sơ, tiếnhành phân chia tài liệu thành những nhóm theo trình tự sau:

Bước 1: phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;

Bước 2: phân loại tài liệu vào nhóm bự thànhcác nhóm vừa;

Bước 3: phân chia tài liệu trong đội vừa thànhcác nhóm nhỏ.

Trong quy trình phân chia tài liệu thành cácnhóm, nếu phát hiện nay thấy có bản chính, bạn dạng gốc của những văn bản, tư liệu cógiá trị thuộc font khác thì phải kê riêng và lập thành hạng mục để bổ sung cập nhật chophông đó.

2. Lập làm hồ sơ hoặc sửa đổi hoàn thiện hồ nước sơ

a) Lập hồ nước sơ so với phông tài liệu không đượclập hồ nước sơ

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bạn dạng hướng dẫnphân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, thực hiện lậphồ sơ kết phù hợp với xác định quý giá và định thời hạn bảo quản cho hồ nước sơ.

Trong quy trình sắp xếp văn bản, tư liệu trongmỗi hồ nước sơ, cần phối hợp xem xét loại thoát ra khỏi hồ sơ phần nhiều văn bản, tài liệu hếtgiá trị. Đối với tư liệu hết giá bán trị, cũng bắt buộc viết tiêu đề bắt tắt để thốngkê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tư liệu trùng thừa và tài liệu bị baohàm thuộc hồ sơ nào nên được xếp làm việc cuối làm hồ sơ đó còn chỉ được loại thoát khỏi hồsơ sau khi đã được kiểm tra.

Nếu một hồ sơ với nhiều văn bản, tài liệu với quádày, nên phân phân thành các solo vị bảo vệ một giải pháp hợp lý.

b) sửa đổi hoàn thiện hồ nước sơ

Đối với font tài liệu đã được lập hồ nước sơ, căn cứbản lý giải phân loại, lập hồ sơ và phiên bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,tiến hành kiểm tra tổng thể hồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợpvới xác minh giá trị và định thời hạn bảo quản đối với hầu hết hồ sơ được lậpchưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.

Mỗi làm hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiệncần được để trong một tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một trong những tạm thời;đồng thời, ghi số đó và hầu hết thông tin thuở đầu về mỗi làm hồ sơ (như thương hiệu viết tắtcủa những nhóm (nếu có) theo giải pháp phân nhiều loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạnbảo quản với thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu tất cả trong hồ nước sơ) lên mộttấm thẻ lâm thời hoặc một phiếu tin (Mẫu phiếu tin và lí giải biên mục phiếu tintham khảo Phụ lục 7 gắn thêm kèm).

3. Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và gây ra cơ sơdữ liệu (CSDL) quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu giữ trữ tự động hóa hoá hoàn toàn có thể tiếnhành một cách độc lập đối với các phông tài liệu đã làm được chỉnh lý. Tuy nhiên, đốivới các phông tài liệu không được chỉnh lý, văn bản này đề xuất được phối kết hợp trongquá trình chỉnh lý.

Phiếu tin hồ sơ xuất xắc phiếu biểu đạt hồ sơ làbiểu ghi tổng hợp những thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị chức năng bảo quản. Mỗithông tin hoặc nhóm tin tức được ghi bên trên một ô mục (hay có cách gọi khác là trường) củaphiếu tin. Phiếu tin được dùng làm nhập tin và xây dựng đại lý dữ liệu cai quản vàtra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hóa hoá. Ngoài ra, phiếu tin còn được sử dụngthay cầm cho thẻ tạm để khối hệ thống hoá hồ sơ của phông.

Các tin tức cơ bạn dạng về một hồ sơ hoặc một đối chọi vịbảo cai quản trên phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; thương hiệu (hoặc số) phông lưutrữ; số lưu lại trữ; cam kết hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời hạn của tàiliệu; thời hạn bảo vệ và cơ chế sử dụng.

Ngoài ra, tuỳ theo yêu mong của từng cơ quan, tổchức trong việc quản lý, tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tất cả thể bổ sung cập nhật cácthông tin như ngôn ngữ; cây viết tích; triệu chứng vật lý; v.v.... (chi tiết xem Phụlục 7 đính kèm).

4. Khối hệ thống hoá làm hồ sơ

Bước 1: sắp đến xếp các phiếu tin hoặc thẻ trợ thời trongphạm vi mỗi team nhỏ; sắp tới xếp các nhóm nhỏ tuổi trong từng đội vừa, các nhóm vừatrong từng nhóm bự và các nhóm mập trong font theo cách thực hiện phân một số loại tài liệuvà khắc số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Bước 2: sắp tới xếp toàn thể hồ sơ hoặc đơn vị chức năng bảo quảncủa fonts theo số đồ vật tự trong thời điểm tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải phối kết hợp kiểm tra vàtiến hành chỉnh sửa so với những trường hòa hợp hồ sơ được lập bị giống nhau (trùngtoàn bộ hồ sơ hoặc một trong những văn phiên bản trong hồ nước sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giátrị cho hồ sơ, tài liệu chưa đúng chuẩn hoặc ko thống nhất.

5. Biên mục hồ sơ

Việc biên mục hồ nước sơ có những nội dung sau:

a) Đánh số tờ:

Dùng cây bút chì đen, mượt hoặc lắp thêm dập số để tấn công sốthứ trường đoản cú của tờ tài liệu, từ bỏ tờ đầu tiên tới tờ sau cuối có trong hồ sơ hoặc đơnvị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía bên trên của tờ tàiliệu. Ngôi trường hợp tấn công nhầm số thì gạch men đi cùng đánh lại ở bên cạnh; đối với nhữngtờ đã trở nên bỏ sót khi viết số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó với thêm chữcái La tinh theo sản phẩm tự abc sinh sống sau, ví dụ: gồm 2 tờ bị bỏ sót không khắc số sau tờsố 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.

Số lượng tờ tài liệu tất cả trong làm hồ sơ hoặc đối kháng vịbảo quản ngại nào yêu cầu được bổ sung vào thẻ lâm thời hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đối kháng vịbảo quản ngại đó.

b) Viết mục lục văn bản:

c) Viết chứng từ kết thúc:

Nhà nước.

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn phiên bản và triệu chứng từkết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ nước sơ bảo vệ vĩnh viễn và rất nhiều hồ sơ cóthời hạn bảo quản lâu nhiều năm (từ 20 năm trở lên).

d) Viết bìa hồ sơ:

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi những thôngtin: tên phông, tên đơn vị chức năng tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ nước sơ; thời hạn bắt đầuvà kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thờiđược viết bởi bút chì) cùng thời hạn bảo quản lên bìa hồ nước sơ được in sẵn theo

Khi viết bìa hồ sơ nên lưu ý:

- Tên fonts là tên thường gọi chính thức của đối kháng vịhình thành phông. Đối cùng với những đơn vị chức năng hình thành phông bao gồm sự chuyển đổi về tên gọinhưng về cơ bản, bao gồm chức năng, trọng trách không biến hóa (tức là chưa đủ điều kiệnđể lập phông mới) thì rước tên phông là tên gọi sau cuối của đơn vị hình thànhphông;

- Chữ viết bên trên bìa đề xuất rõ ràng, sạch, đẹp vàđúng chủ yếu tả; chỉ được viết tắt các từ đã pháp luật trong bảng chữ viết tắt;

- Mực nhằm viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bềnmàu.

6. Dọn dẹp và sắp xếp tài liệu; tháo vứt ghim, kẹp; làmphẳng tài liệu

- sử dụng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạchtài liệu;

- Dùng các dụng nỗ lực như: dao lưỡi mỏng, mócchuyên dùng… nhằm gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu;

- có tác dụng phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bịquăn, gấp, nhàu.

7. Thống kê, bình chọn và làm thủ tục tiêu huỷtài liệu hết giá trị

7.1. Thống kê lại tài liệu hết giá chỉ trị

- tư liệu hết giá chỉ trị nhiều loại ra trong quá trìnhchỉnh lý cần được tập hợp thành các nhóm theo phương pháp phân loại và đượcthống kê thành danh mục tài liệu hết quý giá theo mẫu mã đính kèm (Phụ lục 8). Khithống kê tài liệu loại cần lưu ý:

+ những bó, gói tài liệu loại ra trong quá trìnhchỉnh lý được tấn công số liên tục từ 01 cho đến khi xong trong phạm vi toàn phông;

+ trong những bó, gói, những tập tư liệu được đánhsố riêng, từ 01 mang lại hết.

7.2. Kiểm tra, làm giấy tờ thủ tục tiêu huỷ tư liệu loại

- tài liệu hết giá chỉ trị các loại ra trong quá trìnhchỉnh lý yêu cầu được hội đồng khẳng định giá trị tư liệu của cơ quan, tổ chức kiểmtra, cấp có thẩm quyền thẩm định.

- Qua soát sổ và thẩm tra, mọi tài liệu đượcyêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợphoặc bổ sung vào các hồ sơ khớp ứng của phông; so với tài liệu hết quý hiếm vềmọi phương diện, phải tạo lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyếtđịnh tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ đềnghị tiêu huỷ tài liệu gồm:

+ hạng mục tài liệu một số loại kèm theo phiên bản thuyếtminh tư liệu loại;

+ Biên bạn dạng họp Hội đồng xác minh giá trị tài liệucủa cơ quan, tổ chức;

+ Văn phiên bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.

8. Đánh số hồ sơ bao gồm thức; vào bìa, hộp (cặp);viết với dán nhãn hộp (cặp)

- Đánh số bao gồm thức bằng văn bản số Ả rập mang lại toànbộ hồ sơ của fonts hoặc khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý lên thẻ tạm thời hoặc phiếutin cùng lên bìa hồ nước sơ. Số làm hồ sơ được đánh thường xuyên trong toàn phông:

+ Đối với những phông hoặc khối tư liệu được chỉnhlý lần đầu: từ số 01 cho tới hết;

+ Đối với những đợt chỉnh lý sau: tự số tiếptheo số hồ sơ sau cuối trong mục lục hồ sơ của chủ yếu phông hoặc khối tài liệuđó trong mùa chỉnh lý trước.

- Vào bìa hồ sơ và gửi hồ sơ vào hộp (cặp).

- Viết với dán nhãn vỏ hộp (cặp): khi viết nhãn hộp(cặp), đề xuất dùng các loại mực đen, bền màu; chữ viết bên trên nhãn buộc phải rõ ràng, dễ đọc.Nhãn được in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ lục 9), rất có thể in thẳng lên gáy gộphoặc in riêng biệt theo kích thước cân xứng với gáy của vỏ hộp (cặp) được dùng làm đựngtài liệu.

9. Chế tạo công cụ thống trị và tra tìm hồ nước sơ,tài liệu

9.1. Lập mục lục hồ nước sơ

Việc lập mục lục hồ nước sơ bao hàm những nội dungsau:

- Viết lời nói đầu, vào đó giới thiệu tóm tắtvề lịch sử dân tộc đơn vị ra đời phông và lịch sử hào hùng phông; phương án phân loại tài liệuvà kết cấu của mục lục hồ nước sơ.

- Viết những bảng hướng dẫn mục lục như bảng chỉ dẫnvấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sửdụng vào mục lục.

- Căn cứ các nội dung tin tức trên thẻ tạm,đánh máy cùng in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vàomáy với in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tư liệu củaphông (nếu csdl được xuất bản kết phù hợp với việc chỉnh lý tài liệu).

- Đóng quyển mục lục (ít tốt nhất 03 bộ) để phục vụcho việc quản lý và khai thác, thực hiện tài liệu.

9.2. Tạo ra CSDL thống trị và tra tìm hồsơ, tài liệu tự động hoá

Việc sản xuất (CSDL) làm chủ và tra tìm hồ nước sơ,tài liệu lưu giữ trữ auto hoá được tiến hành theo giải đáp riêng của viên Vănthư và tàng trữ nhà nước.

IV. KẾT THÚC CHỈNH LÝ

1. Kiểm tra công dụng chỉnh lý

- địa thế căn cứ để bình chọn gồm:

+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý;

+ những văn phiên bản hướng dẫn chỉnh lý vẫn ban hành;

+ report kết quả điều tra khảo sát tài liệu;

+ đúng theo đồng chỉnh lý (nếu có);

+ Biên bản giao thừa nhận tài liệu nhằm chỉnh lý;

+ planer chỉnh lý.

- câu chữ kiểm tra:

+ kiểm soát trên các văn bạn dạng hướng dẫn chỉnh lý; mụclục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và pháp luật thống kê, tra cứu khác (nếu có) với danh mụctài liệu các loại của fonts hoặc khối tài liệu chỉnh lý;

+ Kiểm tra thực tiễn tài liệu sau khi chỉnh lý.

- Lập biên phiên bản kiểm tra, nghiệm thu sát hoạch chỉnh lý(nếu cần).

2. Chuyển giao tài liệu, tải tài liệu vàokho và thu xếp lên giá chỉ

- chuyển giao tài liệu:

+ Tài liệu giữ lại lại bảo vệ được chuyển nhượng bàn giao theo mụclục hồ sơ;

+ Tài liệu loại ra để tiêu huỷ được bàn giaotheo danh mục tài liệu loại;

+ Tài liệu gửi phông không giống hoặc để bổ sung chophông.

- Lập biên phiên bản giao thừa nhận tài liệu theo mẫu mã đínhkèm (Phụ lục 1).

- vận động tài liệu vào kho bảo quản và chuẩn bị xếplên giá.

3. Tổng kết chỉnh lý

3.1. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, vào đótrình bày bắt tắt về:

a) Những kết quả đạt được:

- tổng thể tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý và tình trạngtài liệu trước khi chỉnh lý;

- toàn bô tài liệu sau thời điểm chỉnh lý, vào đó:

+ con số tài liệu giữ giàng bảo quản: con số hồsơ bảo quản vĩnh viễn, tất cả thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời (hoặc bảo quản cóthời hạn);

+ con số tài liệu một số loại ra nhằm tiêu huỷ: bó hoặcgói, tập và tính theo mét giá;

+ số lượng tài liệu đưa phông không giống hoặc để bổsung đến phông;

- chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầunghiệp vụ.

b) dấn xét, tấn công giá:

- Tiến độ triển khai đợt chỉnh lý so với kế hoạch;

- phần lớn ưu điểm, lỗi trong quy trình chỉnhlý;

- tay nghề rút ra qua lần chỉnh lý.

3.2. Hoàn hảo và chuyển giao hồ sơ đợt chỉnhlý

Hồ sơ lần chỉnh lý để bàn giao gồm:

- báo cáo kết quả điều tra khảo sát tài liệu;

- những văn bạn dạng hướng dẫn chỉnh lý và planer chỉnhlý;

- Mục lục hồ nước sơ; cơ sở dữ liệu và mức sử dụng thốngkê, tra cứu giúp khác (nếu có);

- danh mục tài liệu hết quý giá của phông hoặckhối tư liệu chỉnh lý kèm theo bạn dạng thuyết minh;

- báo cáo kết quả dịp chỉnh lý./.

Xem thêm: Kiểm Tra Hồ Sơ Vay Tpbank Nhanh Chóng, Giải Pháp Quản Lý Khoản Vay Hiệu Quả, Nhanh Chóng

PHỤ LỤC 1:

BIÊN BẢN GIAO NHẬNTÀI LIỆU

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (cơ quan, tổ chức thống trị tài liệu)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT nam Độc lập - tự do thoải mái - hạnh phúc ---------
	………., ngày tháng năm 200…..

BIÊN BẢN GIAONHẬN TÀI LIỆU

- căn cứ Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng 5năm 2004 của cục Văn thư và lưu trữ nhà nước v/v phát hành bản lý giải chỉnhlý tài liệu hành chính;

- Căn cứ: .............……………………(1)……………………………...….

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: ………………………(2)…………………..…,đại diện là:

- Ông (bà): ...................................................……....................................

Chức vụ công tác/chức danh:....................................……………............

- Ông (bà):.................................................................……......................

Chức vụ công tác/chức danh:..................................……...........................

BÊN NHẬN: ………………………(3)……………………, thay mặt là:

- Ông (bà):.......……................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh:.......................................……......................

- Ông (bà):.........................................................……...............................

Chức vụ công tác/chức danh:...............................……..............................

Thống độc nhất lập biên bạn dạng giao nhận tài liệu …………(4)…………..……..với đều nội dung ví dụ như sau:

1. Tên fonts (hoặc khối) tài liệu:....................................................…......

2. Thời hạn của tài liệu: ............................................................................

3. Nhân tố và con số tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số vỏ hộp (cặp):...................................................................................

- Tổng số làm hồ sơ (đơn vị bảo quản):...........………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. Mét

3.2. Tài liệu khác (nếu có):........................................................................

.................................................................................……………………….…...

4. Lao lý tra cứu và tài liệu liên quan kèmtheo (5):

.................................................................................……………………….…...

.................................................................................…………………….……...

.................................................................................…………………….……...

Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi mặt giữmột bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên với ghi rõ chúng ta tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên với ghi rõ chúng ta tên)

Xác dấn củacơ quan, tổ chức (6)

(chức vụ, chữkí của người dân có thẩm quyền, bọn họ tên, đóng góp dấu)

___________________________

Ghi chú:

1 căn cứ kế hoạch công tác làm việc hoặc đúng theo đồngchỉnh lý tư liệu v.v…

2, 3 đề tên của lưu trữ trực tiếp quảnlý tài liệu, ví dụ như Phòng tàng trữ Bộ …, Trung tâm tàng trữ tỉnh ……., Lưutrữ Sở/Ban …….., lưu lại trữ công ty …….., v.v… cùng tên của cơ quan, tổ chức triển khai hoặcđơn vị (nếu có) thực hiện chỉnh lý tài liệu.

4 mục đích hay ghi rõ nguyên nhân giao nhận:để chỉnh lý hoặc sau khoản thời gian chỉnh lý.

5 Liệt kê những công rứa tra cứu với tàiliệu tương quan kèm theo (nếu có) như:

- Mục lục tài liệu nộp lưu;

- những công nạm tra tìm khác như bộ thẻ, các đại lý dữliệu tra kiếm tìm tự động...;

- các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử đơnvị có mặt phông và lịch sử phông; lý giải phân loại, lập hồ sơ; phía dẫnxác định giá trị tài liệu v.v....

6 xác thực của cơ quan, tổ chức quảnlý tài liệu (trong đông đảo trường hợp tàng trữ trực tiếp làm chủ tài liệu không cócon dấu riêng).

PHỤ LỤC 2:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU

BÁO CÁO KẾT QUẢKHẢO SÁT TÀI LIỆU

1. Tên font tài liệu:......................................................................................

2. Giới hạn thời hạn của tài liệu:......................... ...........................…….....

3. Khối lượng tài liệu:

3.1. Tư liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp):.............................................…….....................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...........……………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. Mét.

3.2. Tài liệu khác (nếu có).

4. Nhân tố và văn bản của tài liệu:

4.1. Thành phần tài liệu: xung quanh tài liệuhành chính, trong font hoặc khối tài liệu còn tồn tại những loại tài liệu gì (tàiliệu kỹ thuật, phim hình ảnh ghi âm...).

4.2. Nội dung của tài liệu: tư liệu củanhững đơn vị tổ chức tốt thuộc về mặt chuyển động nào; hầu như lĩnh vực, vấn đề chủyếu gì.

5. Chứng trạng của fonts hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

5.1. Mức độthiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

5.2. Nấc độxử lý về nghiệp vụ: phânloại lập hồ sơ, xác minh giá trị v.v.…;

5.3. Tìnhtrạng đồ vật lý của font hoặc khối tài liệu.

6. Công cụ thống kê, tra cứu vớt (nếu có).

……….……., ngày tháng năm 200.…. Người khảo sát (Ký tên)

PHỤ LỤC 3:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

LỊCH SỬ ĐƠN VỊHÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

............................................................................................

Giai đoạn: ....................................

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử; thời hạn thành lập; chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hìnhthành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của những đơn vị trực trực thuộc (cần nêu rõsố, cam kết hiệu; ngày, tháng, năm và người sáng tác của văn bản thành lập cơ quan, tổ chức);

2. Số đông thay đổi, bổ sung cập nhật (nếu có) về: chứcnăng, nhiệm vụ, quyền lợi và nghĩa vụ và tổ chức cơ cấu tổ chức của đơn vị chức năng hình thành phông; chứcnăng, trách nhiệm chủ yếu của những đơn vị trực thuộc;

3. Ngày, tháng, năm chấm dứt hoạt hễ (đối cùng với đơnvị ra đời phông đã xong xuôi hoạt động);

4. Quy chế làm việc và chính sách công tác văn thư(nêu bắt tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và cơ chế công tác văn thư) củacơ quan, tổ chức triển khai và những biến hóa quan trọng (nếu có).

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời gian của tài liệu.

2. Trọng lượng tài liệu:

2.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số vỏ hộp (cặp): ………………………………………………...….;

- Tổng số làm hồ sơ (đơn vị bảo quản):…………………………………..;

- Quy ra mét giá: .............. Mét.

2.2. Tài liệu không giống (nếu có).

3. Yếu tắc và nội dung của tài liệu:

3.1. Nhân tố tài liệu:

- tài liệu hành chính bao hàm những loại văn bản,giấy tờ đa phần gì;

- Tài liệu không giống (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghiâm...) (nếu có).

3.2. Nội dung của tài liệu, nêu vắt thể:

- Tài liệu của các đơn vị tổ chức triển khai hay thuộc vềmặt hoạt động nào;

- rất nhiều lĩnh vực, vấn đề đa số và sự khiếu nại quantrọng gì trong buổi giao lưu của đơn vị hình thành phông được phản chiếu trong tài liệu.

4. Tình trạng của font hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý:

4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu giữ trữcủa cơ quan, tổ chức triển khai và giao nộp tư liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có);

4.2. Nấc độthiếu đầy đủ của phông hoặc khối tài liệu;

4.3. Nút độxử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

4.4. Tìnhtrạng thiết bị lý của phông hoặc khối tài liệu.

5. Dụng cụ thống kê, tra cứu (nếu có).

6. Yêu cầu khai thác, áp dụng tài liệu.

Phê duyệt (của người có thẩm quyền hoặc tín đồ có trách nhiệm (nếu có)) (Ký tên)

.……., tháng ngày năm 200.…. Người biên soạn (Ký tên)

PHỤ LỤC 4:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ

HƯỚNG DẪN PHÂNLOẠI, LẬP HỒ SƠ

Phông.....................……...............................

Giai đoạn:.................................

I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1. Cách thực hiện phân các loại tài liệu:

- Căn cứ lịch sử vẻ vang đơn vị hiện ra phông với lịchsử phông;

- căn cứ tìnhhình thực tế tài liệu của phông;

- căn cứ yêu cầutổ chức, thu xếp và khai thác sử dụng tài liệu,

Tài liệu phông.........................................................…… được phân nhiều loại theophương án ………………….…………………... ; rõ ràng như sau:

I. Thương hiệu nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1

1.1. Tên nhóm vừa 1

1.1.1. Tên nhóm bé dại 1

1.1.2. Thương hiệu nhóm nhỏ tuổi 2

1.1.3. Thương hiệu nhóm nhỏ tuổi 3

1.2. Tên team vừa 2

....................................

II. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2

2.1. Tên đội vừa 1

2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1

2.1.2. Tên nhóm nhỏ tuổi 2

2.1.3. Tên nhóm nhỏ tuổi 3

2.2. Tên nhóm vừa 2

.........................................

III. Thương hiệu nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3

3.1. Tên team vừa 1

.........................................

3.2. Tên nhóm vừa 2

...........................................

IV. .....................................

............................................

2. Phía dẫn cụ thể trong quá trình phân loạitài liệu:

Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế củaphông hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý, cần trình bày những phía dẫn chi tiết,cụ thể về việc phân loại tài liệu thành những nhóm lớn, team vừa cùng nhóm nhỏ dại đểnhững bạn tham gia phân nhiều loại tài liệu tiến hành thống nhất.

II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ

Trình bày các hướng dẫn cụ thể về:

1. Cách thức tập hợp văn bản, tài liệu thành hồsơ so với những phông hoặc khối tư liệu còn nghỉ ngơi trong triệu chứng lộn xộn, chưađược lập hồ nước sơ;

2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ nước sơ so với nhữngphông hoặc khối tài liệu đã làm được lập hồ sơ tuy thế còn chưa bao gồm xác, đầy đủ(chưa đạt yêu mong nghiệp vụ);

3. Câu hỏi viết tiêu đề hồ sơ;

4. Việc bố trí văn bản, tài liệu bên trong hồsơ;

5. Bài toán biên mục hồ sơ.

Phê duyệt của người dân có thẩm quyền hoặc tín đồ có nhiệm vụ (nếu có) (Ký tên)

.……., tháng ngày năm 200.…. Người biên soạn (Ký tên)

PHỤ LỤC 5:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN XÁCĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông.....................................................

Giai đoạn:...............................

Căn cứ ...... (nêu các căn cứ được áp dụng đểbiên soạn phía dẫn xác định giá trị tài liệu fonts ......,

Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ nước sơ, tư liệu trong quy trình chỉnhlý font ................. được thực hiện theo giải đáp dưới đây:

A. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo vệ vĩnh viễn,lâu dài: liệt kê ví dụ các các loại hồ sơ,tài liệu bao gồm thời hạn bảo vệ vĩnh viễn, lâu dài.

B. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê rõ ràng các một số loại hồ sơ, tư liệu cóthời hạn bảo vệ tạm thời.

C. đội tài liệu loại ra khỏi phông: liệtkê rõ ràng những các loại tài liệu nhiều loại rakhỏi phông, gồm:

I.Tài liệu hết giá trị

II. Tài liệu trùng thừa

III. Tài liệu bị bao hàm

IV. Tài liệu không thuộc phông

Ngoài ra, trong văn bản này, cần trình diễn nhữnghướng dẫn đưa ra tiết, rõ ràng về việc xác minh giá trị tài liệu với định thời hạn bảoquản mang lại từng hồ sơ để những người tham gia chỉnh lý tiến hành được thống nhất.

PHỤ LỤC 6:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNKẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

KẾ HOẠCH CHỈNHLÝ TÀI LIỆU

Phông ……..............................….

Giai đoạn:.............................

1. Mục đích, yêu ước của dịp chỉnh lý

- tổ chức triển khai khoa học tài liệu font .......... Phụcvụ yêu cầu quản lý, bảo quản an ninh và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu của phông.

- Chỉnh lý theo hướng dẫn chỉnh lý tư liệu hànhchính phát hành theo viên Văn thư và lưu trữ nhà nước.

- Bảo vệ, bảo quản bình an tài liệu trong quátrình chỉnh lý.

2. Ngôn từ công việc, cắt cử trách nhiệmvà thời hạn trả thành

Stt	Nội dung công việc	Người thực hiện	Người phối hợp	Thời hạn
1	Giao nhận tài liệu	...........	..........	.......
2	Khảo gần kề tài liệu và viết báo cáo kết quả khảo sát	...........	..........	.......
3	Vệ sinh sơ bộ tài liệu	...........	..........	.......
4	.............................	...........	..........	.......

Các nội dung, công việc công bài toán và thời hạn thựchiện cần phải xác định rõ ràng và phân công trách nhiệm triển khai rõ ràng.

3. Chuẩn bị địa điểm, phương tiện đi lại và vănphòng phẩm ship hàng chỉnh lý:

a) sẵn sàng địa điểm chỉnh lý: phònglàm việc, bàn ghế và phương tiện khác.

b) văn phòng phẩm (giấy, cây viết bi,bút chì mềm, cây bút đánh số hộp, mực, cây bút viết bìa với viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thướckẻ....).

4. Ngân sách đầu tư chỉnh lý:

Tổng số:

Trong đó:

- thuê lao động thực hiện chỉnh lý:

- thiết lập phương tiện, công sở phẩm phục vụ chỉnhlý:

- bỏ ra khác:

Phê duyệt của người có thẩm quyền hoặc bạn có trọng trách (nếu có) (Ký tên)

.……., tháng ngày năm 200.…. Người lập mưu hoạch (Ký tên)

PHỤ LỤC 7:

MẪU PHIẾU TIN VÀ HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHI