Ktl-icon-tai-lieu

Kỹ năng quản lý hồ sơ

Được đăng lên bởi meobatga
Số trang: 46 trang   |   Lượt xem: 2205 lần   |   Lượt tải: 14 lần
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
1. Khái niệm
2. Vai trò của quản lý hồ sơ

1. Quản lý hồ sơ là gì ?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại
các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối
hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt
động của một tổ chức

2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
• Giảm chi phí mua sắm thiết bị
• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc
riêng.
• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân
viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ
thống lưu trữ hồ sơ.
• Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng
tìm ra khi cần.
• Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu
không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được
yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
• Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh
nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và
nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
• -

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành
nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ
thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
• Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư
hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ
mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của
tổ chức là một xem xét khác.
• Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung
cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh
vực.
• Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và
theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ
cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm
bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử
dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục
sắp xếp.
• Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ
đạo chung.
• Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ
của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ
thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là
những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và
các yêu cầu quản trị hiện đại.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• ...
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
Kỹ năng quản lý hồ sơ - Trang 2
Để xem tài liệu đầy đủ. Xin vui lòng
Kỹ năng quản lý hồ sơ - Người đăng: meobatga
5 Tài liệu rất hay! Được đăng lên bởi - 1 giờ trước Đúng là cái mình đang tìm. Rất hay và bổ ích. Cảm ơn bạn!
46 Vietnamese
Kỹ năng quản lý hồ sơ 9 10 184